事業継続計画対策のためにWeb会議システムを導入すべき5つの理由

事業継続計画対策のためにWeb会議システムを導入すべき5つの理由

事業継続計画(BCP)とは

事業継続計画(BCP)とは何でしょうか。BCPとは、Business Continuity Planningの接頭語で、災害などで被害を受けても迅速に復旧し、企業が経営活動を営んでいくための計画になります。

たとえば、大震災を考えてみましょう。多くの会社の機能がストップし、日本中が停滞してしまいました。
特に首都圏でのビジネスの停滞は日本全体を暗いムードにしてしまい、復興の水を指す形になってしまったのです。
そんな反省を踏まえて、いずれくる大災害に向けてBCPを整備している会社が増えてきました。

しかしこれは大企業だけの問題ではありません。
中小企業でも、公的機関でも、BCPは必ず必要なのです。
日本はとても災害が多い国です。そのため、BCPをしっかりと事前にスケジューリングし、計画を立てていくことはとても重要なのです。
なかでも、BCPは、初動、すなわち災害が起こった最初の行動を重んじます。
BCPマニュアルをPC上に保存しておくと停電時に使えないので、紙で印刷しておいておくと良いでしょう。
危険で脅威がある災害時に、混乱を防ぐためにも、命令系統をしっかり意識して、日頃から緊急事態に備える訓練などをしておくと良いでしょう。
避難訓練なども意外と有効です。

事業継続計画上、Web会議が活躍するシーン

BCPにおいて、Web会議は活躍する場合があります。
もちろん、完全停電でブラックアウトしてしまったらWeb会議は使えません。
しかし、インターネット回線というものは、震災時に非常に強いことをご存知でしたか?インターネット回線は、災害時でも落ちないので、もともと軍事用に作られたテクノロジーのため、災害などのダメージに強いのです。
東日本大震災でも、ドコモやAU、ソフトバンクの携帯が軒並み落ちているのに対して、インターネット回線だけは無事だったので、Twitterなどで連絡を取ることができた、と言うケースが多々あったのです。

それと同様、Web会議も、BCP上有効です。
インターネット回線だけは有効なので、災害があった地域にも指示が出せます。
大抵の場合、電気はすぐに復活します。ガスや水道は遅いかもしれませんが、電気関係の復活は結構早いのが大震災の教訓です。
よって、コンピューターやタブレット、スマホなどからWeb会議に接続し、指示を受けることができます。

とくに、Web会議システムは、サーバーが堅牢なデータセンターにある製品を選べば、災害時でも安心です。

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基本的にデータセンターは、日本の場合、スピードといざというときエンジニアが駆けつけることができる距離である関東と関西の近辺に設置されていますが、最近では東北や北海道といった少し首都圏とは離れた地域にもデータセンターを構えることが増えてきました。
いつどこで震災が起こるかわからない以上、リスクヘッジとして日本中にデータセンターを配置しようという考えです。
BCPにおいて、Web会議は強力なデータセンターを使っている会社を選ぶと安心です。
データセンターにとっても災害は起こりうるのですが、それでも自社でサーバーを持つよりはよほど安全です。

事業継続計画に関する活用方法

Web会議において大切なのは、リアルタイム性です。
いま、ここで、いま考えていることを、他の離れた地域の仲間や商談相手に伝えることがベストの使い方です。
Web会議はあくまでコミュニケーションツールなので、災害時に何を伝えるかが大切になってくるでしょう。
とくにBCPにおいては初動が大切だとされ、被害状況の確認、従業員の点呼、そして会社のどの機能にダメージを受け、どの機能に正常な働きが可能であるかをいち早く切り分けていく必要があります。

その点においては、本社を地方においたり、本社機能を分散化して複数の離れた拠点に構えることも有効でしょう。BCP対応をするためにも、役職の付いた上司を同じ飛行機に乗せない、数本に分けてフライトしてもらう、といった日頃からのスケジューリングも大切です。
危機意識を常に持つことは困難ですが、計画と準備でどうにかなる側面もあります。
BCPを行っている会社とそうでない会社は、いざとうときの機動力が違います。
ぜひBCPについて知ってみて、Web会議を通じて万が一の際の指示を出せるよう、スムーズな操作性のある製品を選んでみてください。

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